TIP: Maak een administratie in excel.

Een administratie behouden is niet alleen belangrijk voor de belasting aangifte. Het is ook nog eens erg belangrijk voor jezelf. Je wilt natuurlijk geen schoenen hebben waarvan je niet weet de inkoopprijs is? Ook wil je bijhouden hoeveel winst je nu precies hebt gemaakt. Verder is het handig voor toekomstige onderhandelingen of prijsinschattingen. Mijn Excelbestand werkt als volgt.

De opbouw:
Productnaam: Hier omschrijf je zo goed mogelijk het product. Min of meer als een extra geheugensteuntje. Neem als voorbeeld “Allstar Roze Hoog” hierdoor weet je weer over welk product het gaat.

Merk:
Natuurlijk wil je ook documenteren welk merk je hebt ingekocht/verkocht. Het is namelijk handig om in de toekomst te kijken welke merken je het meest hebt verkocht. Door deze gegevens kun je langzaam specifieker worden in wat je inkoopt en waar je het meeste geld uithaalt. Bij tien verkochte Adidas schoenen tegenover één Nike schoen kun je al snel concluderen dat Adidas meer jouw ding is.

Inkoopprijs:
De inkoopprijs is erg belangrijk, daarmee doel ik ook op de verzendkosten die jij hebt betaalt. Schoenen van 10 euro + verzendkosten zien we daarom als een inkoop van €16.95

Verkocht prijs:
De verkocht prijs gebruiken we voor twee statistieken. De daadwerkelijke verkoopprijs en de geschatte verkoopprijs. Je kunt je schatting naast de daadwerkelijke verkoop leggen en langzaam gaan bepalen of je de schattingen omhoog of naar beneden moet bijstellen.

Het is erg verleidelijk om de schatting van een verkoopprijs zo hoog mogelijk te maken. €50 euro winst voelt immers beter dan €10,- maar wanneer €10,- de realiteit is, is dat veel belangrijker.

Verschil:
In dit tabel laten wij Excel het verschil uitrekenen tussen de inkoop- en verkoopprijs (inclusief verzendkosten) daardoor zie we of het product een goed product was of niet.

Datum gekocht:
Ook dit is erg belangrijk, je kunt namelijk veel informatie halen uit wanneer je het product gekocht hebt. Staat het product na 1 jaar nog steeds in je excel bestand van niet verkochte producten? Dan weet je dat het een slechte aankoop is geweest, of dat je je strategie moet veranderen. Daarnaast geeft het informatie over wanneer je het product hebt aangeschaft in combinatie met de inkoopprijs. Pumps kunnen bijvoorbeeld duurder zijn in de zomer dan in de winter. Want pumps worden veel minder verkocht in de winter en de prijzen dalen. Door deze informatie weet je, wanneer je je inkopen kunt doen.

Datum verkoop:
Hiermee kun je berekenen hoelang het duurt voordat je een product verkoopt. Je ziet meteen of de Steve Madden pumps juist snel verkopen of niet. Misschien kun je prijs nog iets hoger maken en misschien is dit juist het merk waarin je moet handelen.

Waar gekocht:
Je wilt bijhouden waar je het meest koopt en voor welke prijs je het hebt gekocht. Het kan makkelijk zijn dat je op Facebook veel meer betaald dan op Marktplaats. Je kunt nu bepalen of je alleen inkopen doet op Marktplaats en alleen verkoop op Facebook.

Waar aangeboden:
Dit tabel zorgt ervoor dat je bijhoudt waar je producten te koop aanbied.

Waar verkocht:
Waar je een product hebt verkocht is misschien wel één van de belangrijkste statistieken. Je ziet bijvoorbeeld dat je op Facebook veel meer verkoopt dan bijvoorbeeld op Poppintags. Dan kun je al snel inschatten dat Facebook misschien meer je doelgroep is. Of kun je constateren dat je meer tijd moet steken in Poppintags.

Soort schoen:
Met de soort schoen kun je wat minder mee. Vaak zie je aan de naam en merk om welk product het gaat. Wanneer dit niet lukt dan heb je altijd nog de soort schoen achter de hand.

Beschadigingen?
Met beschadigingen registreren kun je zien of je schoenen met beschadigingen makkelijk verkoopt of juist niet.

Schoenmaat:
Jazeker! Ook de schoenmaat is van belang hiermee bereken je welke schoenmaten je het meest verkoopt. Je kunt je dus specifieker richten op deze maten.

Man/Vrouw
En je raad het al, hiermee kun je berekenen of mannen of vrouwen schoenen beter verkopen.

Nu heb je alle kopjes aangemaakt die handig zijn om te gebruiken, misschien bedenk je er zelf nog wel een aantal bij! (Laat het dan gerust weten in een reactie 🙂 )
Nu willen wij natuurlijk de totale inkoopprijs weten van alle schoenen die nog niet verkocht zijn. Dit doe je door een berekening toe te voegen in Excel. Dit doe je door =SOM(C1:C500) te plaatsen in het tabel, de letter C staat voor het tabel waar je het onder geplaatst hebt. Dan maken we een berekening van de geschatte verkoop. =SOM(D1:D500)  en vervolgens gaan wij de geschatte verkoopprijs min de inkoop berekenen met =SOM(D501-C501) nu zien wij het totale verschil en als je alles dus verkoopt op de geschatte prijs dan weet je je geschatte winst. Maar dit is en blijft altijd nog een schatting.

Dus nu gaan we kijken naar de daadwerkelijke inkoop en verkoop. Het werkt met het zelfde principe qua berekening alleen dan zie je precies hoeveel winst je hebt gemaakt. Maar dat vullen we in bij de totale inkoop van zowel de verkochte als de nog niet verkochte schoenen bij elkaar want anders lijkt het net alsof je veel winst hebt, terwijl de helft of meer nog in de niet verkochte schoenen zit.
Alle informatie is dus erg handig om te bewaren en uiteindelijk kun je ook per jaar een Excel bestand gaan maken. Mocht de belastingdienst ooit zeggen dat je meer hebt verkocht dan je hebt aangegeven kun je via die Excelbestand het tegendeel bewijzen. Uiteraard is het niet hard bewijs, maar het is beter dan geen administratie. Bij het inkopen van partijen doe ik altijd de hoeveelheid schoenen gedeeld door de totale inkoop. Je kunt deze ook een andere kleur geven zodat je weet welke schoenen je bij elkaar hebt verkocht.

Verkoop je een product? Dan selecteer je simpelweg de ‘verwachte verkoop’ met ctrl X en plaats je dit bij de ‘Daadwerkelijke verkoop’ en pas je alleen de verkoopprijs even aan. Het is veel werk en misschien wel het saaiste wat er is in deze business. Ondanks dat is dat het werk meer dan waard. De gegevens zullen je bij het begin niet helpen, misschien na 1 jaar nog niet eens. Maar hoe groter je wordt, hoe belangrijker het is.

TIP: Bewaar altijd de informatie 2 maal. Dus maak altijd een backup.

 

 

 

 

 

 

 

Advertenties

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google photo

Je reageert onder je Google account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

Verbinden met %s